Procurement Intelligence

Envoyez les coûts fournisseurs depuis NetSuite

Gardez vos coûts fournisseurs à jour en demandant à NetSuite de produire un CSV qu’un lien de fichier lit selon un calendrier.

Ce que fait le lien de fichier

Un lien de fichier récupère à intervalle régulier un tableur qui vous appartient et applique ses lignes comme coûts fournisseurs. Vous affichez un aperçu avant la première confirmation, et un fichier inchangé depuis la dernière récupération est ignoré.

Étapes dans NetSuite

Créez une recherche enregistrée sur les articles. Le sous-onglet Item Vendors contient Vendor, Vendor Code et Purchase Price, et exige la fonctionnalité Multiple Vendors (aide Oracle).
Donnez à chaque colonne de résultat une Custom Label identique aux noms d’en-tête ci-dessous, et ouvrez le CSV une fois pour vérifier la ligne d’en-tête.
NetSuite ne documente aucun champ de date d’entrée en vigueur pour un prix d’achat. Ajoutez une colonne de date intitulée effective_at et vérifiez qu’elle contient la date à partir de laquelle le coût s’applique.
Dans le sous-onglet Email, utilisez « Send Emails According to Schedule », réglez le sous-onglet Schedule et, dans Customize Message, choisissez « Send as CSV » (aide Oracle). Ne choisissez jamais « Send as Microsoft Excel » : il produit un fichier .xls, qui est refusé.

Le CSV doit ensuite aboutir dans un fichier que vous pouvez partager. Deux façons :

Un flux de boîte courriel qui vous appartient : Power Automate « When a new email arrives (V3) » avec Only with Attachments, puis OneDrive « Update file », afin que le même fichier soit écrasé.
Un fichier du File Cabinet avec « Available Without Login » (aide Oracle), écrit selon un calendrier par votre propre SearchTask SuiteScript (aide Oracle).

Les colonnes

La ligne 1 du fichier est la ligne d’en-tête, avec exactement ces noms en minuscules :

supplier_name,supplier_sku,product_id,gtin,mpn,brand,unit_cost,pack_qty,uom,currency,effective_at

unit_cost et effective_at sont obligatoires sur chaque ligne.
Chaque ligne désigne exactement un fournisseur. Le modèle utilise supplier_name; supplier_id et supplier_domain sont les deux autres clés de fournisseur.
Chaque ligne a aussi besoin d’un moyen de trouver l’article : product_id, supplier_sku, gtin, ou mpn avec brand.
Une colonne absente de la liste, ou une colonne qui apparaît deux fois, fait échouer tout le fichier. Les autres noms acceptés sont supplier_id, supplier_domain.

Exemples de lignes, avec un fournisseur et une marque fictifs :

Example Supply Co.,ESC-1001,,,,,12.40,1,each,USD,2026-11-01
Example Supply Co.,,,,MX-220,Examplebrand,8.15,12,case,USD,2026-11-01

Règles du fichier

Le fichier est un .xlsx ou un .csv. Les anciens fichiers .xls, les fichiers .xlsb et les classeurs protégés par mot de passe sont refusés.
Seule la première feuille visible est lue, et la ligne 1 doit être la ligne d’en-tête.
Les dates sont au format AAAA-MM-JJ ou une vraie cellule de date. Les nombres n’ont ni symbole monétaire ni séparateur de milliers.
Le fichier doit respecter la limite de taille d’importation.
Écrasez le même fichier à chaque actualisation pour que son nom et son lien restent identiques, et partagez-le pour que « Toute personne disposant du lien » puisse le consulter.

Connecter le lien

Accédez à Paramètres → Intégrations → Liens de fichiers. Les récupérations planifiées de fichiers sont offertes à partir du forfait Pro, et seuls les administrateurs de l’espace de travail peuvent gérer les liens.
Sous « Contenu du fichier », choisissez « Coûts fournisseurs ».
Collez le lien du fichier (Google Sheets, OneDrive, SharePoint, Dropbox ou tout lien https) et sélectionnez « Enregistrer le lien ».
Sélectionnez « Aperçu » et lisez le résultat, y compris les « Lignes que nous n’avons pas pu utiliser ». Corrigez le fichier et relancez l’aperçu jusqu’à ce qu’il soit propre.
Sélectionnez « Confirmer et lancer la récupération ». Dès lors, le fichier est récupéré selon un calendrier, et un fichier inchangé est ignoré.